Permisos que necesita si quiere realizar un evento: requisitos son sencillos

Chía, reconocido por su dinamismo cultural, deportivo y empresarial, se ha convertido en el escenario frecuente de todo tipo de eventos. Desde festivales de música y ferias hasta encuentros familiares, la organización de actividades que reúnan a varias personas requiere una planeación meticulosa y, sobre todo, cumplir con procedimientos legales estrictos.

Obtener un permiso para eventos masivos o no masivos, lejos de ser un simple trámite, busca garantizar la seguridad de los asistentes y la convivencia ciudadana, aspectos que han cobrado más relevancia tras incidentes ligados a eventos no autorizados.

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Requisitos esenciales para solicitar permiso de eventos en Chía

A raíz del Decreto 533 de 2024, que actualizó y simplificó los trámites para la autorización de eventos en el municipio, cualquier persona o entidad que desee realizar actividades públicas de afluencia, sin importar su tamaño o naturaleza, debe presentar una serie de documentos específicos ante la Alcaldía de Chía. El proceso busca no solo controlar el cumplimiento de la normativa local, sino también anticipar y mitigar riesgos de tipo sanitario, ambiental y de seguridad.

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Los requisitos principales son:

• Carta de intención: debe estar dirigida al Comité de Conocimiento y Prevención de Riesgos para Eventos Masivos y No Masivos, especificando el tipo de evento, fecha, lugar, horario y público esperado.
   
• Plan de emergencia y contingencia: este documento, avalado por los Bomberos y la Secretaría de Salud, describe las acciones ante cualquier eventualidad, desde evacuaciones hasta atención médica.
   
• Conceptos favorables: antes de la radicación formal, se exige la aprobación por parte de la Secretaría de Salud, Bomberos y Secretaría de Movilidad, evidenciando visitas e inspecciones al lugar.
   
• Paz y salvo de derechos de autor: el organizador debe certificar el pago correspondiente a la Dirección Nacional de Derechos de Autor si el evento incluye presentaciones musicales o audiovisuales.
   
• Cédula del representante legal y, en caso de personas jurídicas, el certificado de existencia y representación.

Cabe resaltar que el trámite debe iniciarse por la ventanilla única de la Alcaldía o a través de canales digitales y presenciales habilitados, con mínimo 15 días hábiles de antelación a la fecha del evento. Si el evento incluye recorridos, desfiles o actividades en diferentes puntos, se exigen permisos independientes para cada una de ellas.

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Claves para agilizar el trámite y prevenir sanciones

La organización responsable de eventos debe prever todos los detalles logísticos y documentales para evitar retrasos o rechazos en la solicitud. Entre los consejos fundamentales destacan:

• Planificación anticipada: inicie el trámite al menos 15 días hábiles antes del evento, ya que las entidades requieren tiempo para inspecciones y emisión de conceptos.
   
• Comunicación clara: detalle con precisión la naturaleza y las características del evento en la carta de intención y los anexos.
   
• Coordinación con autoridades: si el evento requiere acompañamiento policial o afecta la movilidad, coordine con la Secretaría de Movilidad y la Policía Nacional.
   
• Legalidad sobre la música: Incluya el respaldo del pago de derechos de autor si habrá reproducción musical abierta al público.
   
• Cumplimiento normativo: siga las orientaciones específicas del Comité y responda oportunamente a cualquier solicitud de información adicional, ya que un expediente incompleto podría significar la negación del permiso.

La realización de eventos sin autorización o el incumplimiento de las condiciones aprobadas se sanciona con multas e, incluso, la suspensión de la actividad, de acuerdo con el Código Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana (Ley 1801 de 2016).